Notificare cu privire la protecţia datelor personale ale clienților

a) Introducere

Următoarea notificare privind protecția datelor este concepută pentru a vă informa cu privire la prelucrarea datelor dvs. personale și drepturile dvs. privind această prelucrare în conformitate cu Regulamentul general privind protecția datelor ("GDPR") și legislația locală în vigoare.

b) Operatorul

Noi, societatea METRO Cash & Carry România SRL cu sediul în Bd. Theodor Pallady 51N, Clădirea C6, Corp A, Cod Poștal 032258, Sector 3, București, România ("METRO"), reprezentăm operatorul în conformitate cu GDPR și prin urmare suntem responsabili pentru prelucrarea datelor descrisă mai jos. Pentru întrebări sau solicitări privind prelucrarea datelor, vă rugăm să contactați ofițerul nostru pentru protecția datelor, ale cărui date de contact le puteți găsi mai jos.

Noi, societatea METRO Cash & Carry România SRL cu sediul în Bd. Theodor Pallady 51N, Clădirea C6, Corp A, Cod Poștal 032258, Sector 3, București, România ("METRO"), reprezentăm operatorul în conformitate cu GDPR și prin urmare suntem responsabili pentru prelucrarea datelor descrisă mai jos. Pentru întrebări sau solicitări privind prelucrarea datelor, vă rugăm să contactați ofițerul nostru pentru protecția datelor, ale cărui date de contact le puteți găsi mai jos.

c) Ofițer de protecție a datelor

Puteți contacta ofițerul nostru pentru protecția datelor în orice moment, utilizând următoarele date de contact: adresa operatorului menționată mai sus sau e-mail: dataprotection@metro.ro.

a) Înregistrarea și deținerea calității de client

Vom prelucra datele personale indicate în și colectate prin intermediul formularului de înregistrare a clienților și în cursul tranzacțiilor comerciale cu dvs. în scopul îndeplinirii obligațiilor legale care ne revin în calitate de operator, precum și în scopul încheierii și executării contractului cu dvs. și emiterii legitimației dvs. de client. Deoarece încheiem contracte doar cu clienții persoane juridice, legitimația de client este necesară pentru a ne vizita magazinele și pentru a achiziționa produse de la METRO.

Pe parcursul derulării contractului cu dvs., datele personale ce vă aparțin sunt prelucrate și cu ocazia:

• emiterii facturilor fiscale (conform contractului și prevederilor Codului fiscal);
• acordării sau aplicării garanției produselor de folosință îndelungată;
• recuperării sumelor pe care le-ați putea datora către METRO;
• transmiterii de comunicări legate de operațiunile comerciale înregistrate (de ex. efectuarea plăților);
• transmiterii de comunicări legate de actualizări ale "Condiţiilor Generale de vânzare ale METRO";
• altor operațiuni impuse de normele financiar–contabile (inclusiv arhivare documente financiar-contabile) și de orice alte dispoziții legale;
• raportării către instituții publice

Aceste prelucrări se bazează pe Art. 6alin. 1 litera b) și c) din GDPR (executarea contractului sau demersurile făcute la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract și îndeplinirea unei obligații legale). De asemenea, pentru îndeplinirea unor obligații legale, datele dumneavoastră (de exemplu, numele/prenumele, data nașterii) pe care ni le-ați furnizat cu ocazia înregistrării, vor fi verificate de noi în baza listelor de sancțiuni ale UE, astfel cum este stabilit de Regulamentul Consiliului UE. Avem obligația legală să ne asigurăm că nu acordăm beneficii financiare destinatarilor enumerați în listele de sancțiuni ale UE conform regulamentelor Consiliului UE. Prelucrarea datelor cu caracter personal menționate în acest scop este necesară în vederea îndeplinirii obligațiilor legale care îi revin METRO (Regulamentul Consiliului UE) conform prevederilor art. 6 alin. 1 litera c) din GDPR.

Atunci când comunicați cu noi prin intermediul formularelor de contact aflate pe website-ul METRO, când ne contactați telefonic sau când ne transmiteți comunicări pe orice alte căi, prelucrăm datele dvs. pentru a vă răspunde solicitărilor. Vom păstra legătura cu dvs. pe oricare din canalele de comunicare disponibile, în funcție de datele de contact pe care ni le transmiteți. Această prelucrare se bazează pe Art. 6 alin. 1 litera f) din GDPR (interesul legitim urmărit de operator). Este interesul legitim al METRO de a răspunde solicitărilor dvs. În cazul în care solicitați exercitarea drepturilor de care beneficiați conform GDPR, această prelucrare se bazează pe Art. 6 alin. 1 litera c) din GDPR (obligație legală). În situația în care intervin schimbări în „Condiţii Generale de vânzare ale METRO“, vă vom anunța despre aceste schimbări fără întârziere. În acest sens, abordând o strategie ce privește digitalizarea companiei, avem nevoie de datele de contact ale proprietarului afacerii / reprezentantului legal al persoanei juridice: adresa de email de business și telefonul de serviciu. Prelucrarea acestor date în vederea transmiterii actualizărilor din „Condiţii Generale de vânzare ale METRO“, se bazează pe Art. 6 alin. 1 litera b) din GDPR (executarea contractului).

De asemenea, prelucrăm datele dvs. și:

• din necesitatea de a ne îmbunătăți continuu produsele și serviciile;
• pentru a analiza relația cu dumneavoastră și comportamentul de cumpărare, precum și pentru a realiza statistici și analize;
• pentru exercitarea sau constatarea unor drepturi în instanță;
• pentru audit, prevenirea fraudelor, arhivare;
• pentru permiterea utilizării contului online - având un interes legitim în acest sens.

Aceste prelucrări se bazează pe Art. 6 alin. 1 litera f) din GDPR (interesul legitim urmărit de operator).

b) Marketing și analiza clienților

Vom prelucra datele dvs. personale care sunt colectate prin intermediul formularului de înregistrare a clienților și a declaraţiei de consimţământ, precum și în timpul tranzacțiilor comerciale viitoare, de asemenea, în scopuri de marketing și analiză a clientelei (de ex.: cercetarea de piață, sondaje de opinie, etc). În scopurile menționate mai sus vă vom contacta:

• atât în mod direct: întâlniri față în față cu reprezentantul persoanei juridice, telefon, poștă (adresa de corespondență a entității juridice) cât și
• prin mijloace electronice: e-mail, mesagerie (SMS și alte platforme digitale), social media, publicitate online. etc.
• Această prelucrare a datelor dvs. cu caracter personal în scopuri de marketing și de analiză a clientelei se va baza pe și se va realiza în temeiul consimțământului dumneavoastră prealabil (Art. 6 alin. 1 litera a) din GDPR);

De asemenea, datele dvs. colectate prin intermediul formularului de înregistrare a clienților și a declaraţiei de consimţământ, precum și pe parcursul tranzacțiilor comerciale vor fi prelucrate de noi și în scopul de a vă oferi informații cu privire la campaniile de publicitate și marketing ale METRO (cum ar fi, dar fără a se limita la oferte speciale, evenimente și/sau alte forme de publicitate), respectiv pentru a vă oferi conținut personalizat conform intereselor și preferințelor dvs., prin intermediul apelurilor înregistrate și/sau prin intermediul mijloacelor electronice:

• e-mail;
• mesagerie (SMS, și alte platforme digitale, etc);
• social media (Facebook și Facebook Ads, Twitter, Instagram, LinkedIn și LinkedIn Ads prin transmiterea datelor dvs. cu caracter personal către aceste entități: Twitter Inc, Facebook Inc., LinkedIn Corporation și numai în baza consimțământului dvs (obținut prin bifarea opțiunii “social media”), se pot afișa anunțuri publicitare METRO pentru dvs atunci când sunteți într-o platformă de social media);
• publicitate online (cu ajutorul Google Ads și a altor platforme online prin transmiterea datelor dvs. cu caracter personal către aceste entități (Google LLC și altor operatori de platforme online) și numai în baza consimțământului dvs (obținut prin bifarea opțiunii “publicitate online”), se pot afișa anunțuri publicitare METRO pentru dvs atunci când sunteți online).

Aceste prelucrări ale datelor dvs. cu caracter personal se vor baza și se vor realiza în temeiul consimțământului dumneavoastră prealabil (Art. 6 alin. 1 litera a) din GDPR).

c) Sursa datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal prelucrate sunt:

• furnizate de dumneavoastră;
• obținute de la terțe părți (furnizori date prin intermediul serviciului Web API – sursa informațiilor fiind disponibilă public);
• date obținute de noi direct din surse publice (ex. Registrul Comerțului).
• Datele cu caracter personal obținute din surse externe (direct sau indirect din surse publice) sunt: nume/prenume administratori, nr. telefon și adresa de e-mail.

Scopul colectării acestor date este de:

• a asigurare acuratețea datelor;
• a prepopula datele în formularul de înregistrare atunci când vreți să deveniți client METRO.
• Baza legală de prelucrare în scopurile menționate mai sus este interesul legitim al METRO (Art. 6 paragraful 1 litera f) din GDPR). Este interesul nostru legitim de a ne asigura că datele existente în baza de date sunt corecte și complete, precum și pentru a ușura procesul de înregistrare a clienților.

d) Destinatarii datelor

Suntem parte a Grupului METRO, care activează la nivel internațional. Pentru a atinge scopurile menționate mai sus la punctele 2.a) și b), utilizăm furnizori de servicii, respectiv împuterniciți, conform art. 28 GDPR, de exemplu furnizorii noștri de servicii IT, servicii pentru hosting, platformă și servicii de întreținere, furnizori de servicii pentru imprimarea legitimației de client pe care o primiți de la noi, imprimarea de materiale publicitare personalizate, furnizorii noștri de servicii pentru trimiterea e-mailurilor, SMS-urilor, furnizori de servicii de call center sau furnizori de servicii pentru publicitate online (cum ar fi Google LLC, Facebook Inc., LinkedIn Corporation și alții– având ca bază legală de transmitere a datelor dvs. către aceste din urmă entități, consimțământul dvs.). Aceștia sunt furnizori externi de servicii și furnizori de servicii din cadrul Grupului METRO, cum ar fi centrele de servicii comune ale Grupului METRO, care se află în țări din interiorul și din afara Uniunii Europene (UE) și Spațiului Economic European (EEA) (respectiv, Centrul de date internațional al Grupului METRO, care este administrat de METRO Systems GmbH).

Asigurăm, de exemplu, prin reglementări contractuale, că acești furnizori de servicii prelucrează date cu caracter personal în conformitate cu legislația europeană privind protecția datelor pentru a garanta un nivel ridicat de protecție a datelor, chiar dacă datele cu caracter personal sunt transferate într-o țară în care se utilizează în mod obișnuit un alt nivel de protecție a datelor și pentru care nu există nicio decizie de adecvare a Comisiei UE. Nu se efectuează alte transferuri de date cu caracter personal către alți destinatari, cu excepția cazului în care deținem această obligație prin lege. Pentru mai multe informații despre protecția corespunzătoare a transferului internațional de date sau a copiei acestora, vă rugăm să contactați ofițerul nostru pentru protecția datelor prin e-mail la adresa: dataprotection@metro.ro. De asemenea, putem avea obligația să transmitem datele dvs. și autorităților publice în scopul îndeplinirii unei obligații legale.

e) Furnizarea obligatorie/voluntară de date și durata păstrării acestora

Furnizarea următoarelor date este necesară pentru a putea încheia un contract cu dvs. și pentru a gestiona înregistrarea clientului: numele clientului (= denumirea companiei dvs.), industria, forma juridică, adresa de facturare, numărul de telefon al companiei, cod fiscal, cel puțin datele unei persoane autorizate pentru cumpărături (de exemplu proprietarul afacerii), funcția proprietarului afacerii sau a altui reprezentant), dovada existenței societății dvs.. De asemenea, în scopul interesului legitim de a deveni o companie digitalizată, solicităm următoarele date de contact ale proprietarului afacerii / reprezentantului persoanei juridice: adresa de email de business și telefonul de serviciu. Restul datelor colectate în cadrul procesului de înregistrare a clienților sunt furnizate de dvs. în mod voluntar (nu sunteți obligați să ne furnizați aceste date personale iar aceste date nu sunt o cerință legală sau contractuală sau o cerință necesară pentru a încheia un contract. Dacă nu ne furnizați aceste date personale, acest lucru nu va avea consecințe asupra dvs.).

Durata prelucrării: METRO va păstra datele dvs. pe durata necesară îndeplinirii scopurilor menționate anterior:

• perioada pentru care vor fi prelucrate datele cu caracter personal pe parcursul derulării contractului cu dvs.este egală cu perioada deținerii calității de client al METRO, la care se adaugă termenul general de prescripție prevăzut de legislația aplicabilă, respectiv de 3 ani. De asemenea, ulterior încetării calității de client, în vederea respectării legislației financiar-contabile și fiscale va fi necesară păstrarea anumitor informații pentru o durată suplimentară de 10 ani;
• perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal prelucrate în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului este egală cu durata necesară îndeplinirii fiecăreia dintre aceste obligații legale;
• perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal prelucrate în scopul îndeplinirii intereselor legitime urmărite de METRO este egală cu perioada deținerii calității de client al METRO, la care se adaugă termenul general de prescripție prevăzut de legislația aplicabilă, respectiv de 3 ani;
• datele prelucrate pentru soluționarea de cereri/sugestii/reclamații/solicitări exercitare drepturi vor fi prelucrate pentru o durată de 3 ani de la soluționare;
• datele prelucrate în temeiul consimțământului dat de dvs. vor fi prelucrate până la momentul retragerii acestuia.

În calitate de persoană vizată, puteți contacta ofițerul nostru pentru protecția datelor în orice moment și în mod gratuit, cu o notificare, folosind datele de contact menționate la punctul 1. c) în vederea exercitării drepturilor dvs. în conformitate cu GDPR.

Aceste drepturi sunt următoarele:

• Dreptul de a primi informații cu privire la prelucrarea datelor și o copie a datelor prelucrate (dreptul de acces, articolul 15 GDPR);
• Dreptul de a solicita rectificarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete (dreptul de acces, art. 16 GDPR);
• Dreptul de a solicita ștergerea datelor cu caracter personal și, în cazul în care datele cu caracter personal au fost făcute publice, transmiterea informațiilor referitoare la solicitarea de ștergere către alți operatori (dreptul de ștergere, articolul 17 GDPR);
• Dreptul de a solicita restricționarea prelucrării datelor (dreptul la restricționare a procesării, articolul 18 GDPR);
• Dreptul de a primi datele personale cu privire la persoana vizată într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și mecanolizibil și de a solicita transmiterea acestor date către un alt operator (dreptul la portabilitatea datelor, articolul 20 GDPR);
• Dreptul de a se opune prelucrării datelor cu intenția de a înceta prelucrarea(dreptul la obiecție, articolul 21 GDPR);
• Dreptul de a retrage oricând consimțământul dat în vederea opririi unei prelucrări a datelor care se bazează pe consimțământul dvs. Retragerea nu va afecta legalitatea prelucrării pe baza consimțământului acordat înainte de retragere (dreptul de retragere a consimțământului, articolul 7 GDPR);
• Dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere dacă considerați că prelucrarea datelor este o încălcare a GDPR (dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere, articolul 77 GDPR).

Pentru orice informații suplimentare legate de prelucrarea datelor cu caracter personal de către METRO, puteți, de asemenea, să vă adresați Responsabilului cu protecția datelor, în scris, la adresa de e-mail: dataprotection@metro.ro

Datorită posibilelor modificări ale legislației sau actualizări ale activităților de prelucrare a datelor, o modificare a notificării privind protecția datelor poate deveni necesară. În acest caz, vă vom informa despre astfel de modificări pe pagina noastră web: www.metro.ro/protectia-datelor. De asemenea, în momentul în care vizitați site-ul nostru, vă rugam să consultați și Notificare privind protecția datelor personale ale vizitatorilor site-ului aflată pe aceeași pagină web.