Având în vedere faptul că prelucrarea datelor cu caracter personal reprezintă o necesitate pentru derularea relațiilor contractuale, METRO se angajează să protejeze confidențialitatea datelor clienților săi, asigurând securitatea acestora.
În acest sens, ne angajăm să asigurăm conformarea cu legislația privind protecția datelor cu caracter personal si bunele practici în domeniu, precum și mentinerea unui climat de transparență, siguranță si încredere.
a) Categorii de date personale prelucrate de METRO:
În general, datele personale pe care Metro la va prelucra despre dumneavoastra sunt următoarele:
- Date despre compania din care faceti parte: numele companiei, adresa companiei, datele de contact ale companiei (de exemplu, numărul de telefon, adresa de e-mail), datele fiscale (de exemplu, numărul fiscal), date principale despre activitatea companiei, informații financiare, și alte date suplimentare puse la dispoziție pe perioada contractuală;
- Date de identificare: nume, prenume, semnătura și funcția dumneavoastră în cadrul companiei pe care o reprezentați. Vom prelucra si CNP-ul dumneavoastra doar in situatia in care acesta este identificatorul unic al formei de organizare pe care o aveti (spre exemplu in cazul persoanelor fizice autorizate).
- Date de contact, cum ar fi: numărul de telefon personal sau de serviciu, adresa si email-ul personal sau de serviciu;
- Detalii de plată, cum ar fi: date de facturare, informații legate de contul bancar, codul IBAN, datele cardului cu care efectuați plata bunurilor furnizate si a serviciilor prestate de către Metro.
- Adresa de livrare a produselor achiziționate de la Metro, în cazul în care optați pentru serviciul de livrare. În acest sens, menționăm că METRO prelucrează datele din istoricul comenzilor dumneavoastră (de ex. denumire articol și cantitate), datele despre adresa de livrare, date de identificare și de contact în scopul livrării către dumneavoastră a bunurilor comandate (de ex. numele persoanei care emite comanda și număr de telefon). În cazul comenzilor dropshipment realizate prin Mshop/ PRODUSE “EXCLUSIV ONLINE – LIVRARE EXTERNA” aceste informații ajung și la furnizorii de marfă, care fac livrarea către dumneavoastră, fie direct, fie printr-un terț;
- Date privind calitatea de client METRO, respectiv numărul legitimației, numărul de client și categoria de client;
In ceea ce priveste situatia in care solicitati plata garantiei aferenta ambalajelor SGR, va informam ca, pentru a putea obtine aceasta garantie este necesara completarea unei declaratii pe propria raspundere cu datele dumneavoastra personale, precum si punerea la dispozitie a unui extras de cont in vederea confirmarii codului IBAN in care se doreste a se realiza plata, in situatia in care nu este posibila achitarea garantiei in numerar.
În situația în care ați solicitat emiterea unei legitimații de client în format electronic, vă rugăm să aveți în vedere faptul că acest proces presupune identificarea dumneavoastră ca și reprezentant legal al societății pentru care solicitați emiterea legitimației. Procesul de identificare presupune transmiterea de către dumneavoastră a unei imagini de tip selfie, inclusiv a unei poze a actului de identitate. Vă informăm că Metro nu va stoca sau accesa imaginea dumneavoastră sau date din actul dumneavoastra de identitate, acestea fiind solicitate și prelucrate de către partenerul Metro responsabil cu implementarea și gestionarea procesului de identificare, în scopul emiterii semnăturii electronice.
Nu aveți o obligație de a furniza datele dumneavoastră cu caracter personal indicate mai sus, cu toate acestea, vă rugăm să aveți în vedere faptul că în lipsa acestora nu este posibilă furnizarea produselor în cadrul magazinelor METRO sau prestarea serviciilor solicitate de dumneavoastră.
b) Sursa datelor cu caracter personal:
Datele cu caracter personal prelucrate sunt:
- furnizate de dumneavoastră;
- obținute de la terțe părți (furnizori date prin intermediul serviciului Web API – sursa informațiilor fiind disponibilă public)
- date obținute de noi direct din surse publice (ex. Registrul Comerțului).
Datele cu caracter personal obținute din surse externe (direct sau indirect din surse publice) sunt: nume/prenume administratori, număr telefon și adresa de e-mail.
c) Scopul prelucrării datelor dumneavoastra
Vom prelucra datele personale în scopul încheierii și executării contractului cu dumneavoastră, în vederea emiterii legitimației de client, în cursul tranzacțiilor comerciale, gestionarea activității financiar-contabile în relație cu compania pe care o reprezentați, transmiterea comunicărilor legate de operațiunile METRO, inclusiv a celor comerciale în măsura în care există acordul dumneavoastră expres în acest sens.
Deoarece încheiem contracte doar cu clienții persoane juridice, legitimația de client este necesară pentru a ne vizita magazinele și pentru a achiziționa produse de la METRO.
De asemenea, la solicitarea dumneavoastră vom prelucra datele privind compania pe care o reprezentati, inclusiv datele de contact indicate, în scopul acordării unei facilități de plată fără numerar a creanțelor noastre prin transfer de bani sau debit direct, în funcție de alegerea dumneavoastră.
Vă rugăm să aveți în vedere faptul că, pe parcursul derulării contractului încheiat cu dumneavoastră, datele personale ce vă aparțin sunt prelucrate și cu ocazia indeplinirii unor obligatii legale sau in baza interesului legitim al Metro, cum ar fi:
- emiterea facturilor fiscale (conform contractului și prevederilor Codului fiscal);
- acordarea sau aplicarea garanției produselor de folosință îndelungată;
- recuperarea sumelor pe care le-ați putea datora către METRO;
- executarea revendicărilor noastre și apărarea împotriva revendicărilor legale ale terților;
- gestionarea cererilor, sugestiilor, sesizarilor sau a reclamatiilor, inclusiv de tip whistleblowing pe care le puteti transmite catre Metro;
- transmiterea de comunicări legate de operațiunile comerciale înregistrate (de ex. efectuarea plăților);
- informarea cu privire la statusul livrării produselor conform solicitării dumneavoastră, dacă este cazul;
- transmiterea de comunicări legate de actualizări ale "Condiţiilor Generale de vânzare ale METRO" sau comunicari legate de programele de fidelizare derulate de METRO (spre ex. METRO PLUS);
- realizarea altor operațiuni impuse de normele financiar–contabile (inclusiv arhivare documente financiar-contabile) și de orice alte dispoziții legale ce revin METRO cu privire la arhivare, securitate, comunicări și/sau raportări către autorități, instituții sau agenții de stat abilitate;
- raportarea interna catre companiile din grupul Metru sau catre instituții publice;
- îmbunătățirea produselor și serviciilor puse la dispoziție de METRO, inclusiv prin solicitarea feedback-ului dumneavoastra dupa achizitia unor produse din magazinele METRO;
- analiza relației cu dumneavoastră și a comportamentului de cumpărare, precum și efectuarea unor statistici;
- efectuarea sondajelor pentru clienți și cercetarea satisfacției clienților, in vederea îmbunătățirii serviciilor pe care METRO le oferă clienților;
- exercitarea sau constatarea unor drepturi în instanță;
- prevenirea fraudelor sau altor activități ilegale sau neautorizate;
- auditul intern sau extern al activitatilor desfasurate in cadrul Metro;
- gestionarea Sistemului de garantie-returnare (“SGR”) prin plata garantiei datorate ca urmare a aducerii ambalajelor in locatiile Metro.
În cazul în care utilizați aplicația METRO Companion, vă informăm următoarele:
- Aplicația este operată de Metro AG, Metro-Straße 1, 40235 Duesseldorf, Germania. Pentru informații cu privire la funcțiile principale ale Aplicației și la modul în care sunt prelucrate datele cu caracter personal în cadrul acesteia, vă rugăm să consultați "Declarația generală privind protecția datelor pentru aplicația "METRO Companion"", disponibilă in aplicatie;
- Dacă vă conectați la contul dvs. de client prin intermediul aplicației, înregistrăm informațiile conform cărora utilizați aplicația. Prelucrăm aceste informații pentru cercetări de piață, marketing, sondaje de opinie pentru clienți, analiza comportamentului clienților și segmentarea clienților. Utilizăm în continuare informațiile pentru a vă oferi comunicări de marketing pe baza preferințelor dvs. individuale, de exemplu, pentru a vă scuti de orice alte activități de marketing pentru Aplicație. De asemenea, folosim informațiile pentru a evalua câți dintre clienții noștri activi utilizează Aplicația.
- Dacă utilizați cardul dvs. digital de client din aplicație la orice casă de marcat/POS din magazinele Metro, vă vom putea identifica ca utilizator al aplicației. Utilizăm aceste informații exclusiv pentru a analiza ponderea clienților noștri activi care utilizează Aplicația. În acest scop, sunt generate doar rapoarte agregate.
- Dacă ați consimțit să primiți notificări push în aplicație, vă vom trimite informații despre produse, oferte, subiecte gastronomice, tendințe și servicii, promoții, campanii curente și alte informații despre campaniile de marketing, pentru sondaje privind satisfacția clienților și eventuale retrageri de produse, de asemenea, pentru servicii ale altor companii de servicii ale Grupului METRO. În plus, veți primi informații despre noile funcționalități ale aplicației, precum și o notificare de îndată ce o nouă factură este disponibilă în aplicație. Stocăm și prelucrăm aceste date în scopul trimiterii notificărilor push.
Atunci cand vom avea acordul dumneavoastră expres în acest sens, vom prelucra datele personale care sunt colectate prin intermediul declaraţiei de consimţământ și/sau prin intermediul aplicațiilor online, precum și în timpul tranzacțiilor comerciale, în scopuri de marketing și analiză a clientelei (de ex.: cercetarea de piață, sondaje de opinie, etc). În scopurile menționate mai sus vă vom contacta:
- în mod direct: întâlniri față în față cu reprezentantul persoanei juridice, telefon, poștă:
- în mod indirect: prin mijloace electronice, cum ar fi: e-mail, mesagerie (SMS, și alte platforme digitale, etc), apeluri telefonice.
d) Temeiul legal al activitatilor de prelucrare a datelor cu caracter personal
METRO prelucrează doar acele informații și date personale care sunt absolut necesare în scopul desfășurării activității în condiții cât mai bune, pentru a vă putea oferi servicii si bunuri de calitate, precum și pentru a putea veni în întâmpinarea cerințelor clienților.
Astfel, vă rugăm să aveți în vedere faptul că:
- activitățile de prelucrare se bazează, în principal, pe art. 6 alin. 1 litera b) și c) din GDPR (executarea contractului sau demersurile făcute la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract și îndeplinirea unei obligații legale).
- pot exista cazuri în care prelucrarea datelor dumneavoastră personale să fie necesară pentru îndeplinirea unor obligații legale ce revin METRO, conform prevederilor art. 6 alin. 1 litera c) din GDPR. Menționăm, cu titlu de exemplu, faptul că avem obligația legală de a ne asigura că nu acordăm beneficii financiare destinatarilor enumerați în listele de sancțiuni ale UE, conform regulamentelor Consiliului UE, precum si orice demers necesar în vederea respectării unor prevederi legale sau de raportare/comunicare către autoritățile publice a unor aspecte legate de activitatea desfășurată;
- METRO își poate urmări interesul legitim în vederea gestionării serviciilor sau a solicitărilor pe care le-ati formulat, de a ne îmbunătăți în mod durabil serviciile și relația cu clienții noștri, de a obtine feedback-ul dumneavoastra ca urmare a achizitiei realizate in magazinele noastre. De asemenea, urmărim interesul legitim de a analiza infrastructura și procesele magazinului în consecință, de a vă informa cu privire la anumite oferte și servicii, de a le personaliza și, astfel, de a extinde relația de client cu dumneavoastră,
- METRO va putea apela la constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță, în situația unor conflicte ce nu pot fi soluționate pe cale amiabilă;
- în scopul protejării intereselor dumneavoastră vitale sau ale unei alte persoane fizice, în eventualitatea unei urgențe medicale sau alte situații în care vă aflați în incapacitatea de a vă exprima consimțământul expres cu privire la prelucrare, METRO va poate prelucra anumite date cu caracter personal;
- din motive de interes public în domeniul sănătății publice, în anumite situații, datele dumneavoastră personale pot fi prelucrate de către METRO;
- în baza consimțământului dumneavoastră, METRO va putea furniza informații prin e-mail, SMS, apel telefonic, a platformelor de social media și publicității online referitoare la campaniile de publicitate și marketing ale METRO, oferte speciale, evenimente și/ sau alte forme de publicitate, contactarea în vederea desfășurării de sondaje de opinie și de analiză a clienților prin mijloace electronice, pentru a oferi clientilor conținut personalizat conform intereselor și preferințelor comunicate, în vederea trimiterii notificărilor push în cadrul aplicațiilor METRO folosite.
e) Destinatarii datelor
Reprezentând parte a Grupului METRO, care activează la nivel internațional, în vederea realizării scopurilor indicate în prezenta informare, utilizăm furnizori de servicii IT, servicii pentru hosting, platformă și servicii de întreținere, furnizori de servicii pentru imprimarea legitimației de client pe care o primiți de la noi, imprimarea de materiale publicitare personalizate, furnizori pentru emiterea semnăturilor electronice, furnizorii de servicii pentru trimiterea e-mailurilor, SMS-urilor, furnizori de servicii de call center, furnizori de servicii pentru publicitate online sau furnizori de servicii de pocesare plati online.
Aceștia sunt furnizori externi de servicii și furnizori de servicii din cadrul Grupului METRO, cum ar fi centrele de servicii comune ale Grupului METRO, care se află în țări din interiorul și din afara Uniunii Europene (UE) și Spațiului Economic European (EEA) (respectiv, Centrul de date internațional al Grupului METRO, care este administrat de METRO Digital GmbH).
Asigurăm, de exemplu, prin reglementări contractuale, că acești furnizori de servicii prelucrează date cu caracter personal în conformitate cu legislația europeană privind protecția datelor, pentru a garanta un nivel ridicat de protecție a datelor, chiar dacă datele cu caracter personal sunt transferate într-o țară în care se utilizează în mod obișnuit un alt nivel de protecție a datelor și pentru care nu există nicio decizie de adecvare a Comisiei UE. Nu se efectuează alte transferuri de date cu caracter personal către alți destinatari, cu excepția cazului în care deținem această obligație prin lege.
f) Durata de stocare a datelor cu caracter personal
METRO va păstra datele dumneavoastră pe durata necesară îndeplinirii scopurilor menționate anterior, și anume:
- perioada derulării contractului cu dumneavoastră, aceasta fiind egală cu perioada deținerii calității de client al METRO, la care se adaugă termenul general de prescripție prevăzut de legislația aplicabilă, respectiv de 3 ani. De asemenea, ulterior încetării calității de client, în vederea respectării legislației financiar-contabile și fiscale va fi necesară păstrarea anumitor informații pentru o durată suplimentară de 10 ani;
- perioada necesară îndeplinirii unei obligații legale, precum și a intereselor legitime urmărite de METRO;
- în cazul soluționării cererilor/sugestiilor/reclamațiilor/solicitărilor de exercitare drepturi, datele vor fi stocate pentru o durată de 3 ani de la soluționare;
- în situația în care prelucrarea de date s-a realizat în baza consimțământului dumneavoastră expres, datele vor fi prelucrate până la momentul retragerii acestuia.
g) Securitatea datelor
Luăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a ne proteja împotriva distrugerii, pierderii, modificării, divulgării neautorizate sau accesului neautorizat la datele cu caracter personal, în mod neintenționat sau ilegal.
Asigurăm un nivel de securitate adecvat riscurilor implicate de prelucrare, ținând seama în mod corespunzător de tehnologia de ultimă generație, de costurile de punere în aplicare, precum și de natura, domeniul de aplicare, contextul și scopul prelucrării și de riscul pentru angajați. Aceste măsuri au ca scop asigurarea permanentă a integrității și confidențialității datelor cu caracter personal. Evaluăm periodic aceste măsuri pentru a asigura securitatea prelucrării.
